Hinweisgebersystem

Information über das Hinweisgebersystem

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit erhalten Sie Informationen darüber wie Sie bei Kenntnis eines Verstoßes vorgehen.

Welche Verstöße können gemeldet werden?
Beispielhaft können Verstöße aus folgenden Bereichen stammen:

• Strafrecht (z.B. Diebstahl)
• Datenschutz (z.B. unberechtigte Videoüberwachung)
• Arbeitsrecht (z.B. Nichteinhaltung von gesetzlichen Ruhezeiten)
• Menschenrechte (z.B. Kinderarbeit)
• Umweltschutz (z.B. Verunreinigung von Gewässern)
• Steuerrecht (z.B. willentlich unrichtige Angaben)

Wer kann Verstöße melden?
Jeder kann Verstöße oder Fehlverhalten über das Hinweisgebersystem melden und damit die Aufklärung von Vorfällen ermöglichen.

Wie sollten Hinweise aussehen?
Für eine gute Bearbeitung des Hinweises, müssen bestimmte Informationen soweit möglich zur Erfassung des Sachverhalts in der Meldung an das Hinweisgebersystem enthalten sein. Dazu zählt bei welchem Unternehmen der mögliche Verstoß stattgefunden hat, wer des Verstoßes beschuldigt wird, was die Person getan hat, wann der Vorfall sich ereignet hat, wie dies konkret geschehen ist und wo das Ganze passiert ist.
Im Nachhinein sollten Sie bei Bedarf für weitere Fragen zu Verfügung stehen, damit der Sachverhalt vollständig erfasst werden kann.
Durch die Meldung eines Hinweises entstehen dem Hinweisgeber weder Kosten, noch erleidet er arbeitsrechtliche Sanktionen oder anderweitige Konsequenzen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass bei klar erkenntlicher und vorsätzlicher Rufschädigung des Unternehmens und/oder einzelner Personen, die Anonymisierung der Daten aufgehoben werden kann, um dies zur Anzeige zur bringen.

 

Wer ist der Ansprechpartner?
Externer Partner
Wir haben mit unserem Partner der dokuworks GmbH eine externe Stelle eingerichtet, die Meldungen entgegennimmt. Dieser Ansprechpartner kann auch gewählt werden, wenn man den Hinweis anonymisiert abgeben will. Diesen erreicht man per E-Mail oder per Telefon unter folgenden Kontaktdaten:

Information über das Hinweisgebersystem
Hinweisgeber-E-Mail: Hinweisgeber-Plastivaloire@doku.works
Telefonnummer: 0271/77237-60
Postanschrift: dokuworks GmbH, Birlenbacher Straße 20, 57078 Siegen

Externe Meldestelle
Als weitere Möglichkeit zur Abgabe von Meldungen steht Ihnen die Hinweisgeber-Meldestelle beim Bundesamt für Justiz zur Verfügung. Wir möchten alle unsere Mitarbeiter darauf hinweisen, dass wir bestrebt sind alle gemeldeten Vorfälle schnellst möglich und erfolgreich aufzuklären. Dazu ist eine Meldung bei unserem externen Partner, der dokuworks GmbH, grundsätzlich zu bevorzugen.

Wie ist der Verfahrensablauf?
Nachdem Sie Ihre Meldung über unser Hinweisgebersystem abgegeben haben, werden Sie innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten. Im Folgenden wird die Prüfung des Sachverhalts vorgenommen. Ggfs. ist es dazu erforderlich weitere Fragen mit Ihnen zu klären, um den Fall vollständig zu erfassen. Unser Ziel ist die erfolgreiche Aufklärung des Vorfalls. Dazu kann es unter anderem notwendig sein Mitarbeiter zu befragen und Dokumente oder E-Mails zu sichten. Wenn der Fall aufgeklärt wurde, können Maßnahmen eingeleitet werden, sodass ähnliche Vorfälle nicht wieder auftreten. Sie als Hinweisgeber erhalten dann eine Rückmeldung zum Verfahren bzw. spätestens drei Monate nach Eingang Ihrer Meldung.